One-on-One Meetings: Der Schlüssel zu High-Performance Teams (plus FAQ)

Wenn du High-Performance Teams fördern möchtest, führt an One-on-One Meetings kein Weg vorbei. Sie sind DAS Führungsinstrument, welches du unbedingt nutzen solltest.

Hast du schon mal von diesen One-on-One- oder 1‑zu‑1-Meetings gehört? Du denkst jetzt vermutlich an klassische Einzelgespräche, bei denen es um Feedbacks zur Zusammenarbeit oder den Projektstatus geht. Klar, das ist ein Anfang. Aber bei effizienten, richtig gut gemachten One-on-One-Meetings geht es um deutlich mehr.

One-on-One Meetings sind dein magisches Werkzeug, um aus einer passabel funktionierenden Truppe ein wirklich dynamisches, hocheffizientes Team zu formen.

Bist du bereit, dich intensiv mit diesem Konzept auseinanderzusetzen? Dann los!

Mit diesem Artikel erhältst du alles, was du brauchst, um mit effizienten One-on-One Meetings loszulegen.

Und falls nach dem Durchlesen nicht alle deine Fragen beantwortet sind, dann schreib mir gerne. Ich freue mich immer über Feedback und Fragen aus meiner Leserschaft – und ich ergänze diesen Artikel selbstverständlich dann um weitere Details und Aspekte.

Was ist ein High-Performance Team?

Das sind – das sagt ja schon der Name – sehr effektiv und zielorientiert arbeitende Gruppen. Also nicht einfach nur „ganz nett“ oder „freundlich miteinander“, sondern ausgesprochen ergebnisorientiert.

Die drei wichtigsten Merkmale von High-Performance-Teams sind:

1. Ein gemeinsames, sehr klar definiertes Ziel: Alle Teammitglieder kennen und arbeiten für das klar definierte, gemeinsame Ziel. Es gibt keine querlaufenden Einzelinteressen, alle ziehen konsequent am selben Strang.
2. Ein hohes Vertrauen zueinander und echter Zusammenhalt: Menschen in solchen Teams müssen nicht unbedingt beste Freunde sein, aber sie schenken sich gegenseitig volles Vertrauen, gehen respektvoll miteinander um und zeigen ein ausgeprägtes WIR-Gefühl.
3. Eine nachhaltig überdurchschnittliche Leistung: Das Team erzielt konstant hohe Ergebnisse, nicht nur einmalig oder mit „Glück“, sondern verlässlich und über einen längeren Zeitraum. Ein Beobachter würde typischerweise sagen: „Was die anpacken, das wird gut!“

Welche Rolle spielen One-on-One Meetings in High-Performance Teams?

Kommunikation ist der Schlüssel. Wenn du als Führungskraft ein High-Performance Team leiten möchtest, brauchst du regelmäßige One-on-One Meetings, am besten mit jedem einzelnen deiner Mitarbeitenden.

High-Performance Teams sind kein Zufall, sie entstehen nicht von allein. In der Regel hat die Führungskraft maßgeblichen Einfluss, ob ein Team sich so entwickeln kann – oder auch nicht.

Diese Teams benötigen auf allen Ebenen offene Kommunikation, Vertrauen und die Bereitschaft, kontinuierlich zu wachsen. Um genau das zu fördern, zu reflektieren und zu steuern, dafür sind One-on-One Meetings da!

Sie geben dir als Führungskraft die Möglichkeit, individuell auf die Bedürfnisse, Stärken und Herausforderungen jedes Teammitglieds einzugehen. Das schafft nicht nur ein besseres Arbeitsklima, sondern fördert auch Innovation und Motivation.

Mal ehrlich, wer fühlt sich nicht motiviert, wenn die eigene Führungskraft einen wirklich versteht und unterstützt? Wenn sie sich interessiert, zuhört und bewusst darum kümmert, dass die individuelle und die Teamperformance steigt?

Wenn du das als Führungskraft regelmäßig schaffst, bereitest du den Boden für eine echte High-Performance-Dynamik.

Exkurs: Der Unterschied zwischen klassischen Einzelgesprächen und One-on-One Meetings

Ein klassisches Einzelgespräch mit Mitarbeitenden ist oft sehr formal und in erster Linie auf Leistungsbewertungen, Fristen oder Feedback beschränkt. Diese Gespräche drehen sich häufig um den Status von Projekten und um kurzfristige, operative Herausforderungen.

In vielen Organisationen sind das Quartals- oder sogar nur Jahresgespräche. Sie heißen dann „Mitarbeitenden-Jahresgespräch“ oder „Entwicklungsdialog“ oder auch gerne noch „Beurteilungsgespräch“ (wenn die Organisation irgendwie in den 2000er Jahren hängen geblieben ist ;-).

In den sehr regelmäßig, oft in recht kurzen Abständen stattfindenden One-on-One Meetings liegt der Fokus auf der Beziehungsarbeit zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden.

Dieses immer und immer wiederkehrende Meeting schafft Raum für ehrliche, offene Gespräche über Ziele, persönliche Entwicklung und aktuelle Herausforderungen, die den Arbeitsalltag im Kleinen und Großen beeinflussen. Der Unterschied liegt also in der großen Regelmäßigkeit der Meetings und auch in der Tiefe des Gesprächs.

Ein Bespiel aus der Praxis

In einem meiner Coachings hatte ich einen erfahrenen Manager, der die Einzelgespräche mit seinen Mitarbeitenden meist quartalsweise mit einer von ihm vorbereiteten Checkliste führte. Sehr sachlich, sehr analytisch, sehr projektorientiert, der Mann war Ingenieur.

Sachliche Gespräche mit Checkliste sind nicht per se falsch, aber der Aufbau einer belastbaren, vertrauensvollen Beziehung gelingt so leider nicht.

In seinem ersten echten One-on-One Meeting ging er weg von der reinen Sachebene auch in die eher persönlichen Themen. Er hörte wirklich zu, fragte nach Unsicherheiten und Schwierigkeiten in den Projekten, und er reflektierte Situationen gemeinsam mit seinem Mitarbeitenden.

Außerdem fragte er gezielt nach dem Gefühl für den aktuellen Status der Zusammenarbeit. Er hatte ein ganz neues Ziel. Statt wie früher seine Checkliste möglichst schnell durchzugehen, wollte er jetzt möglichst viel über die ganzheitliche Situation und auch die individuellen Ziele seines Mitarbeiters erfahren.

Mit folgendem Ergebnis: Der Mitarbeiter, der vorher als strukturiert, jedoch sehr zurückhaltend galt, hatte eigentlich große Ambitionen, wusste aber nicht so recht, wie er diese umsetzen sollte, ohne zu drängend herüberzukommen. Dieses Gespräch war der Anstoß dafür, dass er seine Ideen und Ziele erstmals genauer äußerte.

Der Manager hatte bisher keine Ahnung davon – er war wirklich komplett überrascht. Lange Rede, kurzer Sinn: er kümmerte sich sofort darum, dass sein Mitarbeiter mehr Verantwortung übernehmen konnte und sich stärker engagierte – etwas, das in bisherigen Einzelgesprächen der „klassischen Art“ nie zur Sprache gekommen wäre.

Der perfekte Ablauf für dein One-on-One Meeting

Ein effektives One-on-One Meeting beginnt mit der richtigen Struktur. Starte locker und klar, gerne mit einer guten Einstiegsfrage, um ein gutes Gesprächsfundament zu legen.

Führe dann den Dialog dann gezielt zu tieferen Themen. Es geht darum, die persönlichen Ziele und Herausforderungen deines Teammitglieds wirklich zu verstehen und gemeinsam herauszufinden, wie du ihn oder sie am besten unterstützen kannst.

Fasse die besprochenen Themen / Vereinbarungen dann kurz zusammen und halte sie ggf. schriftlich fest. Das kannst du als Führungskraft machen, das kann aber auch dein Gegenüber erledigen.

Wichtig: Ein beiderseitiges, kurzes Feedback am Ende des Gesprächs (Wie habe ich / wie hast du unser Gespräch erlebt?) stellt sicher, dass beide Parteien nicht nur von dem Austausch, sondern auch von der Reflexion ihres eigenen Verhaltens direkt profitieren.

Mit diesem Ablauf legst du die Grundlage für Meetings, die nicht nur strukturiert sind, sondern auch echtes Vertrauen schaffen.

Die 5 wichtigsten Tipps für effektive One-on-One Meetings

Jetzt wird’s konkret: Hier sind fünf unschlagbare Tipps, um aus deinen Einzelgesprächen echte Erfolgsfaktoren zu machen

Tipp Nr. 1: Jenseits der Arbeit denken:

Viele Führungskräfte machen den Fehler, strenge Grenzen zu ziehen und zu glauben, dass sie ihre Mitarbeiter nur im Kontext ihrer Arbeit kennenlernen sollten. Aber mal ehrlich – das ist doch ziemlich einseitig, oder?

Immer nur über Fristen, Anforderungen und Erwartungen reden? Projektstatus nach Projektstatus, ohne ein einziges Wort drumherum? Ich fände das sehr, sehr langweilig! Deine Leute sind so viel mehr als nur „Ressourcen“. Sie sind echte Menschen mit Gefühlen, Wünschen und Träumen. Mit einem Leben rund um die Stunden, die sie in eurer Organisation verbringen. Wenn du sie als das behandelst, was sie sind – nämlich einzigartige Persönlichkeiten –, dann baust du eine vertrauensvolle Verbindung auf. Ohne diese vertrauensvolle Verbindung gibt es keinen nachhaltigen Erfolg.

Denk mal darüber nach: Wie gut kennst du die Menschen in deinem Team wirklich?

Hier sind ein paar Dinge, die du unbedingt im Laufe der Zeit in den Gesprächen erfahren solltest:

• Frag sie nach ihrer Familie, ihrem Hintergrund und was sie in ihrem Leben bisher geprägt hat?
• Was fällt ihnen in der Arbeit auf? Was überrascht sie bei euch in der Organisation?
• Welche Hobbys haben sie – und was fasziniert sie an ihren Hobbies?
• Was ist ihnen in ihrer aktuellen Position generell besonders wichtig?
• Worauf haben sie keinen Bock – was geht gar nicht?
• Welche Stärken und welche Defizite nehmen sie bei sich selbst wahr?
• Wie kannst du sie unterstützen, damit sie sich weiter entwickeln?

Ich mag das folgende Zitat von Julie Zhou:

„Strebe danach, dass sich alle deine One-one-One-Meetings ein kleines bisschen unangenehm anfühlen. Warum? Weil tiefgehende Gespräche oft genau so sind.“

Julie Zhuo hat recht! Du wirst erstaunt sein, welche Türen gute Fragen und echtes Interesse öffnen können. Wenn du das Gespräch immer wieder anpassen kannst, statt einem Skript zu folgen, wirst du die ganz besondere Verbindung aufbauen können, die echte Zusammenarbeit erfordert.

Tipp Nr. 2: Fokus auf Wachstum, nicht auf Updates

Natürlich sind Fristen wichtig, und ja, es gibt Zeiten, in denen der Status wichtiger ist als alles andere. High Performance Teams – so sagt es schon der Begrif – PERFORMEN schließlich.

Aber nicht durch „Einzelgesprächen“! Hier geht’s darum, herauszufinden, was dein Team wirklich bewegt.

Statt nach dem aktuellen Stand des Projekts zu fragen, stell diese Fragen:

• Welche Herausforderungen gab’s zuletzt und wie hast du die gestemmt?
• Was hat dir bislang am meisten Spaß gemacht?
• Was hat dich richtig genervt und warum?
• Wo siehst du Chancen, um dich weiterzuentwickeln?
• Welche Stärken hast du, die du besser ausspielen könntest?
• Und wie bist du mit Konflikten umgegangen?

Durch solche Gespräche ziehst du nicht nur die Leute in deinen Bann, du hilfst ihnen auch, über sich selbst nachzudenken und aus Erfahrungen zu lernen. Cool, oder?

Tipp Nr. 3: Weniger reden, dafür vieeel mehr zuhören!

Einzelgespräche sind natürlich auch für dich eine super Gelegenheit, auch mal das eigene Herz auszuschütten. Doch vorsicht … wenn du nur redest und wenig zuhörst, ist das zwar für dich ganz nett, aber ein richtiges One-on-One Meeting ist das nicht. Deine Mitarbeitenden sind nicht deine emotionale Müllkippe!

Du musst im One-on-One Meeting unbedingt deinen Leuten signalisieren, dass es um SIE geht, nicht um dich.

Hier ein paar Tipps, wie du richtig aufmerksam zuhören kannst:

1. Stelle offene Fragen und lade ihn oder sie ein, mehr zu erzählen.
   • „Erzähl mir mehr…“
   • „Hilf mir zu verstehen…“
   • „Wie war das genau … ?“
2. Achte auf die nonverbale Kommunikation – Mimik und Gestik sagen oft mehr als Worte.
3. Erkenne UNBEDINGT die Gefühle deines Gegenübers unbedingt an, auch wenn du selbst anders reagiert hättest.

Bitte denke daran:

Der Schlüssel zu einem guten persönlichen Gespräch ist, zu verstehen, dass es ein Gespräch in erster Linie für den Mitarbeitenden ist – und erst in zweiter Linie für dich als Chef oder Chefin

Halte das Gespräch immer offen und lasse dein Gegenüber das Thema bestimmen, wenn es von ihm oder ihr das dringende Bedürfnis gibt, über etwas zu sprechen.

Tipp Nr. 4: Sei präsent – räume alle Arten von Ablenkungen aus dem Weg!

Klar, das Chaos im Büro ist real: Meeting hier, Abgabetermin da, E-Mails ohne Ende. Es ist so banal, aber es braucht Konsequenz: Zeitmanagement ist Selbstmanagement. Wenn du dein Selbstmanagement überhaupt nicht im Griff hast, dann möchte ich ganz vorsichtig nachfragen, wieso du eine Führungsposition angestrebt hast?

So oder so gilt: Wenn du in einem 1:1-Gespräch bist, lass alle Ablenkung hinter dir! Schalte dein Handy auf lautlos und konzentriere dich wirklich auf dein Gegenüber. Er oder sie hat das verdient, und auch du selbst solltest dir fokussierte Gespräche gönnen, sie bringen dich deutlich weiter als ein ständiges hin-und-her zwischen unterschiedlichsten Themen.

Wenn du aktiv zuhörst, zeigst du, wie sehr dir das Gespräch wichtig ist. Das gibt deinen Leuten das Gefühl, dass sie relevant für dich sind und es motiviert sie, sich auch wirklich zu öffnen.

Tipp Nr. 5: Setze einen Rhythmus!

Regelmäßige Gespräche sind das A und O. Deine Mitarbeiter brauchen Feedback und die Möglichkeit, sich mit dir auszutauschen. Plane diese Gespräche fest ein – sei es wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich. Mach sie zum festen Bestandteil deines Kalenders.

Denn glaub mir, diese Gespräche sind nicht nur wichtig; sie sind der Schlüssel, um euer Team auf die nächste Stufe zu bringen. Lass sie wissen, dass ihre Meinungen zählen – die besten Ideen kommen oft aus den unerwartetsten Ecken.

Und das sind sie schon, meine 5 Tipps. Es ist nicht wirklich kompliziert und die Message ist klar: Kenne dein Team, höre zu, und schaffe eine Verbindung. Das ist nicht nur großartig für die Stimmung, sondern bringt auch euren Erfolg auf das nächste Level.

Noch ein paar zusätzliche Tipps für deine One-on-One Meetings

1. Konflikte offen ansprechen: Nutze diese Meetings, um Spannungen vor Eskalationen anzugehen. Die meisten Konflikte lassen sich durch einfache Kommunikation lösen.
2. Motivation durch Anerkennung: Nutze die Zeit, um Erfolge zu feiern und deinem Team wertschätzendes Feedback zu geben. Das stärkt nicht nur die Motivation, sondern auch das Teamgefühl.
3. Flexibilität ist gefragt: Jedes Meeting muss nicht gleich ablaufen. Passe die Gespräche an die aktuellen Bedürfnisse deines Teams an. Wenn jemand gerade vor großen Herausforderungen steht, fokussiere dich darauf. In ruhigeren Zeiten kannst du langfristige Ziele besprechen.
4. Wenn du in deiner Rolle als Führungskraft neu bist und dein erstes One-on-One-Meeting mit jedem Teammitglied abhälst, dann solltest du einen guten Plan und eine Fragenliste haben, die etwas von den späteren One-on-Ones abweicht. Eine Idee, wie das aussehen könnte, habe ich dir unten in de FAQs unter Nummer 6 zusammengestellt.

Mein Fazit: Gelungene One-on-One Meetings sind DAS Erfolgsgeheimnis für starke Teams

Wenn du dein Team auf das nächste Level bringen möchtest, sind One-on-One Meetings der Schlüssel. Sie schaffen Vertrauen, fördern Wachstum und ermöglichen dir, als Führungskraft gezielt auf die Bedürfnisse eines jeden Menschen in deinem Team einzugehen.

High-Performance Teams entstehen nicht von allein – sie werden durch offene Kommunikation, persönliche Verbindungen und kontinuierliches Feedback geformt.

Wenn du das schaffst, wirst du sehen, wie dein Team nicht nur besser zusammenarbeitet, sondern auch wirklich begeistert und motiviert ist, die Extrameile zu gehen.

FAQs zum Thema One-on-One Meetings

1) Wie oft sollte ich One-on-One Meetings abhalten?

Idealerweise solltest du wöchentliche oder zweiwöchentliche Meetings ansetzen. Regelmäßigkeit schafft Vertrauen und ermöglicht deinem Team, kontinuierlich Feedback zu geben und zu empfangen.

2) Wie bereite ich mich auf ein One-on-One Meeting vor? 

Bereite dich vor, indem du dir Notizen zu den letzten Gesprächen ansiehst und aktuelle Themen sammelst. Plane nicht zu viele Themen ein – es geht um Qualität, nicht Quantität.

3) Was, wenn mein Mitarbeitender keine Themen hat?

Das ist kein Problem! Du kannst immer über langfristige Ziele, persönliche Entwicklungen oder aktuelle Herausforderungen sprechen. Oft kommen Themen auf, wenn das Gespräch erst einmal im Gang ist.

4) Wie gehe ich mit Konflikten in One-on-One Meetings um?

Bleib ruhig und höre aktiv zu. Gib deinem Teammitglied Raum, seine Perspektive zu schildern, und versuche gemeinsam, eine Lösung zu finden. Konflikte sollten nie unter den Teppich gekehrt werden. Und wie du prinzipiell mit mehr Gelassenheit an schwierige Gespräche gehen möchtest, dann sind die 5 Tipps passend für dich.

5) Wie fördere ich Eigenverantwortung in One-on-One Meetings?

Ermutige dein Team, eigene Themen mitzubringen und Vorschläge zu machen. Dies fördert die Eigenverantwortung und zeigt, dass du ihre Meinung schätzt.

6) Welche Fragen und Themen sollte ich in dem ersten One-on-One-Meeting ansprechen, wenn ich neu bin in meiner Rolle als Führungskraft?

Egal, ob Du aus der Position als Kollege oder Kollegin in deine Chefrolle gekommen bist, oder ob du neu in der Organisation angefangen hast: Dein erstes One-on-One Meeting mit jedem deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollte gut strukturiert sein.

Ganz wichtig vorneweg: Gerade, wenn du die Menschen im Team schon kennst, solltest du unbedingt TROTZDEM nochmal genau nachfragen und zuhören. Meistens gibt es nämlich dann doch jede Menge wichtiger Details, die uns noch nicht bekannt sind.

Als Leitfaden für so ein Gespräch empfehle ich dir folgende Themen und Fragen:

1. Einstieg … wie geht es Dir aktuell bei uns in der Organisation?

2. Rückblick … wie war dein Weg vom Berufseinstieg bis hierher? Was hat dich in diesen Job / unsere Branche gebracht?

3. Der Mensch … was ist dir generell wichtig in Bezug auf deine Arbeit? Was macht dir Freude, was bereitet dir Frust?

4. Hier und heute … wie sieht deine tägliche Arbeit aktuell aus? Was läuft gut, was nicht, wo brauchst du meine Unterstützung?

5. Zukunft … wie schaust du auf die kommenden 6 – 12 Monate, was steht an, welche Ziele hast du konkret? Und etwas weiter in die Zukunft gedacht, in 2 – 3 Jahren, was kannst du dir da für dich vorstellen?

6. Zusammenarbeit … welche Wünsche und Erwartungen hast du an mich als deine neue Chefin / deinen neuen Chef? Und was sollte ich über dich wissen, wenn ich mit dir gut zusammenarbeiten möchte?

7. Und sonst … was ist dir noch wichtig, was wir aber bis jetzt nicht angesprochen haben?

Denke daran:

Auch in diesem ersten One-on-One Meeting geht es in allererster Linie um den Menschen, der dir gegenüber sitzt.

Natürlich darfst du auch von dir selbst erzählen, aber ich empfehle dir, die Infos zu dir selbst eher in der Runde vor dem gesamten Team zu teilen. Sonst besteht die Gefahr, dass es ein Informationsungleichgewicht gibt, einer weiß vielleicht mehr als der andere, und das ist für ein vertrauensvoll arbeitendes Team nie gut.

7) Was macht ein High-Performance-Team aus?

Ein High-Performance-Team zeichnet sich durch drei zentrale Eigenschaften aus. Erstens teilen alle Mitglieder eine gemeinsame Leidenschaft für ein einheitliches Ziel, das sie zusammenschweißt. Zweitens erzielen sie über lange Zeit hinweg hohe Leistungen und überdurchschnittliche Ergebnisse, während sie sich kontinuierlich weiterentwickeln. Drittens empfinden sie sich als Einheit, wobei der Fokus auf den kollektiven Errungenschaften liegt. Zusammengefasst sind High-Performance-Teams durch gemeinsame Ziele, nachhaltigen Erfolg und ein starkes Wir-Gefühl geprägt.

8) Wie kann man ein High-Performance-Team aufbauen?

Regelmäßige One-on-One Meetings sind ein Muss! Durch offene Gespräche förderst du persönliches Wachstum und stärkst das Teamgefühl. Gemeinsame Ziele, kontinuierliches Feedback und klare Erwartungen treiben das Team zur Höchstleistung.

Tipps zum Weiterlesen:

Forbes: The Basics Of Good One-On-One Meetings
Gallup: Strengths-Based Leadership: The 4 Things Followers Need