5 Tipps für mehr Gelassenheit, wenn Du schwierige Gespräche im Job führen musst

Als Business Coach, als Abteilungsleiterin, als Seglerin, als Mutter, Schwester, Ehefrau, Freundin und noch in vielen anderen Rollen habe ich schon sehr viele schwierige Gespräche geführt. Heute zeige ich Dir, worauf es wirklich ankommt, wenn Du cool bleiben und Gelassenheit ausstrahlen willst.

Wenn es im Job um schwierige Gespräche und anstrengende Situationen geht, dann dreht es sich meistens um Fragen der persönlichen Leistung, oder es geht um die Geschäftsstrategie.

Aufgeheizte Gespräche machen sicherlich niemandem Spaß. Es ist aber so, dass manche Menschen damit besser umgehen können und cooler bleiben als andere. Ein halbwegs ruhiges und konstruktives Gespräch, was Du mit der einen Person führst, kann mit einer anderen Person überhaupt nicht funktionieren. Menschen sind eben sehr unterschiedlich.

Letztlich weißt Du nie ganz genau, was Dich in einem schwierigen Gespräch wirklich erwartet.

Unabhängig von Deinen Erwartungen solltest Du Dir niemals das Schlimmste ausmalen. Stelle Dich nicht schon von vorne herein auf einen Kampf ein. Stattdessen solltest Du Dich darauf vorbereiten, wie Du Gemeinsamkeiten finden und das Gespräch möglichst auf einer guten Basis beenden kannst.

Tipp 1: Gebe allen Beteiligten Zeit, sich auf ein schwieriges Gespräch vorzubereiten

Wenn Du zu einem konfliktreichen Thema eine Besprechung mit etwas Vorlauf initiierst, kannst Du Dich darauf vorbereiten.

Deine Vorbereitung sollte diese Punkte enthalten:

• Du kannst Deine einzelnen Argumente durchdenken.
• Du kannst Dir zurechtlegen, wie Du sie vorbringst.
• Du kannst für Dich ein ideales Ergebnis für das Gespräch vorskizzieren.
• Und Du kannst Dich vorab in die richtige, idealerweise sachlich-gelassene Stimmung bringen.

Es liegt jedoch auch in Deiner Verantwortung, klare Erwartungen zu formulieren und Deinem Gegenüber ebenfalls Zeit zu geben, über das anstehende Gespräch nachzudenken.

Die Umsetzung ist schnell gemacht. Das kann so etwas sein wie: „Lieber Mitarbeiter X, ich möchte unseren nächsten Jour Fix nutzen, um das Feedback aus dem Projektteam zu Deiner Projektleitung zu besprechen. Hierzu möchte ich Deine Gedanken und Ideen hören, und ich möchte meine mit Dir teilen.“

Mit der richtigen Vorbereitung für beide Seiten entstehen keine bösen Überraschungen in schwierigen Gesprächen – wobei es diese dennoch gelegentlich gibt.

Manchmal sind Menschen in ihrer Selbstwahrnehmung einfach so weit weg von der Fremdwahrnehmung, dass trotz Vorbereitung sehr unerwartete – und meist sehr unangenehme – Themen auf den Tisch kommen.

Es gibt Situationen, die erlauben keinen langen Vorlauf und keine lange Vorbereitung. Aber selbst dann ist es sinnvoll, ein schwieriges Gespräch so einzuleiten, dass direkt von Anfang an klar ist, worum es hier gehen wird.

Erst mal „Weichspüler-Kommunikation“ zu betreiben, um dann mit harten Wahrheiten um die Ecke zu kommen, ist definitiv keine gute Idee!

Tipp 2: Arbeite immer daran, Gemeinsamkeiten und Übereinstimmungen in schwierigen Gesprächen zu finden.

Es kann hilfreich sein, ein schwieriges Gespräch wie eine Art Verhandlung zu betrachten. Versuche, eine gemeinsame Grundlage zu einem schwierigen Thema zu finden.

Schaue zunächst, worüber Ihr zu einem Konsens gelangen könnt. Dann gehe auf die Bereiche ein, in denen Du möglicherweise anderer Meinung bist.

Wenn es zum Beispiel um eine Leistungsbeurteilung geht, kannst Du es wie folgt formulieren: „Mein Ziel ist es, Dich in Deiner Rolle weiter zu entwickeln und Deine Stärken für das Team noch mehr zur Geltung zu bringen. Heute möchte ich zunächst über all die Dinge sprechen, die Du schon wirklich gut machst. Zusätzlich möchte ich einige Punkte ansprechen, wo ich noch Entwicklungspotential sehe. Besonders dazu interessiert mich Deine Perspektive, und gemeinsam mit Dir möchte ich festlegen, was Du wie angehen kannst.“

In so einem Gespräch sollte es nie um „Schuld“ oder „Fehler“ gehen – sondern immer um ein gemeinsames Verständnis, was verändert und verbessert werden kann.

Tipp 3: Unterbreche das schwierige Gespräch, wenn sich die Situation hochschaukelt.

Nicht alle meine schwierigen Gespräche sind immer so verlaufen, wie ich es mir gewünscht hätte. Es gab auch mal richtigen Zoff.

Das ist das Leben – schwierige Gespräche sind emotional. Die Leute werden manchmal aggressiv und die Stimmen werden lauter. Und wenn eine Person sehr angespannt und vielleicht wütend reagiert, ist es für die andere Person sehr schwierig, das Maß an Aggression nicht noch zu erhöhen.

Und ganz plötzlich befindest Du Dich in einem völlig unproduktiven Dialog, der komplett aus dem Ruder gelaufen ist.

Wenn ich auf die Momente zurückblicke, in denen auch ich mal komplett überreagiert habe, dann wünsche ich mir heute, ich hätte das Gespräch einfach abgebrochen und gesagt: „Jetzt ist nicht der richtige Zeitpunkt, um diese Diskussion weiterzuführen. Ich merke, dass mich meine Emotionen gerade sehr im Griff haben. Nehmen wir uns beide etwas Zeit, um uns zu sortieren – und lass uns doch morgen weiter sprechen.“

Der Ausstieg ist die einzig richtige Option, wenn ein Konfliktgespräch eskaliert.

Einige Leute werden trotzdem versuchen, das Streitgespräch weiterzuführen. Wenn Du aber das Gefühl hast, keine rationale Diskussion mehr führen zu können, dann beende das Gespräch. Lieber zu früh als zu spät. Nur so können alle wieder einen kühlen Kopf bekommen.

Tipp 4: Stelle eine Menge Fragen, um Klarheit über eine Situation zu erhalten.

Unser privates und berufliches Leben sind enger miteinander verbunden, als wir denken. Beides beeinflusst sich gegenseitig – und das permanent.

Wir alle kennen die Momente, in denen uns im Job eine Situation aus unserem privaten Kontext belastet. Wenn Du ein schwieriges Gespräch mit jemandem führst, der zum Beispiel gerade nicht seine sonst übliche Leistung erbringt, dann ist es wichtig, sehr viel Zeit auf gute Fragen zu verwenden. Und außerdem solltest Du den Antworten darauf wirklich gut zuzuhören.

Nur wenn Du ein vollständiges Bild der Situation hast, kannst Du in einem schwierigen Gespräch fundiert argumentieren.

Oft ist es nicht hilfreich, direkt mit Tipps und Ideen zur Lösung zu starten, bevor Du überhaupt genau weißt, was das Problem tatsächlich ist. „Eine Reise in die Lebenswelt Deines Gegenübers“ – genau das sollte ein guter Dialog sein.

Tipp 5: Versuche immer, ein schwieriges Gespräch mit einer positiven Note zu beenden.

Schwierige Gespräche sind von Natur aus kompliziert, aber vergiss nicht, das auch anstrengende, konfliktreiche Gespräche durchaus positiv enden können.

Mache Deinem Gegenüber klar, dass Du die Auseinandersetzung wertschätzt. Du könntest zum Beispiel zum Abschluss sagen: „Ich verstehe, dass dies nicht die einfachste Diskussion war. Gerade deswegen schätze ich es, dass Du Dich hier hingesetzt hast und wir sie trotzdem führen konnten.“

Ein positiver Kommentar zum Abschluss kann bewirken, dass alle Beteiligten mit einem guten Gefühl aus dem Gespräch rausgehen.

Statt einfach nur erleichtert zu sein, dass es endlich vorbei ist, kann ein positiver Abschluss sogar bewirken, dass die Beziehung der Gesprächspartner gestärkt wird. Jeder kann stolz sein, das schwierige Gespräch durchgestanden zu haben und ein Ergebnis produziert zu haben.

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