Neu als Chef und mega busy? Eine typische und böse Falle! Hier sind 5 Tipps, wie Du sie vermeidest

Du stehst in den Startlöchern einer erfolgversprechenden Karriere. Du hast Deine erste Führungsposition erreicht, es läuft, Du willst allen beweisen, dass Du noch mehr kannst. Doch irgendwann gleicht Dein Kalender einem vollgepackten Tetris-Spiel, Termin reiht sich an Termin. Es bleibt keinerlei Luft zum Atmen. Es könnte gut sein, dass Du vor lauter Arbeit vergessen hast, wie beruflicher Erfolg wirklich entsteht. Hier sind 5 Tipps aus meiner Business Coaching Praxis, wie Du diese böse Falle umgehen kannst.

Wenn Du glaubst, dass Dein Erfolg an der Menge der Besprechungen festgemacht wird oder an der Schnelligkeit gemessen wird, mit der Du Deine E-Mails beantwortest, dann liegst Du falsch. Wenn es um Erfolg geht, dann geht es um Ziele.

Wenn Du zu viele Prioritäten jonglierst und längere Zeit an der Grenze der Belastbarkeit agierst, dann wirst Du zwangsläufig erst einen, und dann mehrere Bälle fallen lassen. Wenn Dir das passiert, bringst Du Unruhe in Dein Team, in Deine Projekte und Deine Themen. Unruhe nicht nur für Dich, sondern meist auch für Deinen Chef, Deine Mitarbeiter und viele Kollegen.

Du hast versucht, Dein Bestes zu geben, aber letztlich hast Du Probleme anstelle von Lösungen produziert. Du bist dann nicht nur ein schlechter Manager Deiner eigenen Aufgaben, weil Du Dich übernommen und nicht fokussiert hast, sondern Du hast Dich womöglich auch in Deiner Führungsaufgabe disqualifiziert.

Ich kenne eine Reihen von Menschen, denen genau das passiert ist. Sie sitzen bei mir im Business Coaching und verstehen nicht, wie sie in diese Sackgasse geraten sind. Diese Falle ist typisch für Menschen, die besonders strebsam und engagiert sind. Sie wollen es in ihrem ersten Führungsjob besonders gut machen, und dann verlieren sie vor lauter Fleiß, Perfektionismus und Pflichtgefühl die wirklich wichtigen Dinge aus dem Blickfeld.

Mit den folgenden 5 Tipps wird Dir das nicht passieren, wenn Du neu als Chef bist. Sie helfen Dir, Deine Karriere strategisch anzugehen – von Anfang an.

Tipp 1: Lösche SO VIELE Besprechungen wie MÖGLICH aus Deinem Kalender.

Öffnen mindestens alle 14 Tage Deinen Kalender und gehe ihn genau durch. Jetzt, da Du eine Führungskraft bist, möchten die Leute Deinen Rat, Deine Unterstützung oder sogar Deine Erlaubnis, um Dinge zu tun. Und das bedeutet Blöcke in Deinem Kalender.

Mache den Kalender-Check am besten in einer ruhigen Zeit, zum Beispiel morgens früh bevor alle anderen im Büro sind. Du brauchst Ruhe und Gelassenheit, um die folgenden Schritte konsequent umzusetzen:
Lösche jetzt so viele Besprechungen wie möglich. Lehne Einladungen ab oder markiere Deine Antwort als „vielleicht“ (eine Art zu sagen: „Ich finde die Initiative gut, aber macht zunächst ohne meinen Input weiter“). Sei rücksichtslos!

Gute Meetings erkennst Du an einer Reihe von Merkmalen. Was alles zu einem guten Meeting gehört, habe ich in dieser (kostenlosen) Videoserie zusammengefasst. Hier kannst Du Dich und Dein Team schnell und einfach fit machen.

Auf diese Meetings kannst Du definitiv verzichten:

• Besprechungen, bei denen generell nur Infos weitergegeben werden (typische „Update-Runden“). Dies geschieht viel effizienter in einer E-Mail.
• Der Organisator eines Meetings möchte nur, dass Du bei einem Projekt auf dem Laufenden bist. Bitte den Organisator, Dir ein kurzes Meeting-Protokoll per E-Mail zu senden.
• Es gibt überhaupt keine Agenda. Hier gilt die goldene Regel: Du bekommst keine Tagesordnung, also kommst Du auch nicht zu der Besprechung.
• Es gibt keine aussagekräftige Agenda. Siehe den vorherigen Punkt: Unsachgemäße Tagesordnung, also gehst Du nicht hin.
• Es gibt eine viel zu umfangreiche Agenda, Du hast nur Interesse an zwei von 12 Punkten. Dies wird zu lange dauern, daher sollte das Meeting aufgeteilt werden. Für Mega-Meetings hast Du keine Zeit.
• Es sind viel zu viele Leute da. Mehr Menschen = mehr Chance, nichts zu vereinbaren und alle wichtigen Punkte zu vertagen.

Bei diesen Besprechungen solltest Du vorsichtig sein:

• Die immer wiederkehrende Besprechung. Sie sind manchmal gut und richtig, arten aber gerne in ineffiziente „Laberrunden“ aus. Checke Deine immer wiederkehrenden Besprechungen regelmäßig. Sind sie immer noch von Bedeutung? Brauchst Du sie, um Deine Ziele zu erfüllen? Sind sie für Dich / Dein Team von echtem Mehrwert? Wird hier klar und auf den Punkt kommuniziert (wie ich es zum Beispiel in diesem Video erkläre)?
• Alles, was als „Diskussion“ oder „Brainstorm“ oder „Meinungsaustausch“ bezeichnet wird. Dies ist vage und hat wahrscheinlich kein ganz konkretes Ziel. Frage den Organisator des Meetings nach den konkreten Fragen und Inhalten, um die es geht. Wenn er Dir diese nicht geben kann, gehen nicht hin. Nicht jede Kleinigkeit braucht eine langwierige Diskussion.

Tipp 2: Auch als neuer Chef akzeptierst Du KEINE fehlende oder schlechte Vorbereitung.

Wie ich oben schon erwähnt habe, keine Agenda = kein Meeting. Das ist ein sehr wichtiger Punkt, daher wiederhole ich ihn hier extra noch einmal.
Es ist unglaublich ineffizient, zu einer Besprechung zu kommen und dann zu merken, dass es keine wesentlichen Infos für die Besprechung gibt. Oder es gibt sie, aber Du hast sie vorab leider nicht erhalten.

Wenn das in Deinem Team vorkommt, dann breche die Besprechung ab. Das wird die anderen nicht glücklich machen, aber sie werden es sich merken. Du wirst eine Stunde verschwendeter Zeit zurückbekommen, und in diesem Fall nicht nur Du, sondern alle, die eigentlich im Meeting gesessen hätten.

Stelle sicher, dass Du selbst lebst, was Du verlangst. Wenn Du zu einem Meeting einlädst, dann gibt es eine sehr klar strukturierte Agenda (Liste der Themen UND zu jedem Thema das, was mit dem Meeting erreicht werden soll), und mit der Agenda wird das dazugehörige Infomaterial versendet.

Klare Vereinbarungen, an die sich jeder hält, sind – gerade in Deinem eigenen Team – der absolute Erfolgsbringer! Wenn es bei Dir im Team solche Vereinbarungen (noch) nicht gibt, dann ist es definitiv Zeit für einen Teamworkshop. Reflektiert Eure Zusammenarbeit und legt gemeinsame Leitplanken für Eure Kommunikation und Arbeitsteilung fest.

Tipp 3: Blocke Dir jeden Tag 2 Stunden in Deinem Kalender NUR für Dich.

Schaue Dir jetzt Deinen Kalender an. Du hast eine Menge Meetings abgesagt. Siehst Du all diese leeren Slots? Wenn Du sie nicht selbst mit Zeitblockern ausfüllst, dann werden sie von anderen Menschen mit Zugriff auf Deinen Kalender gefüllt werden, so viel ist klar.

Also ist es jetzt Deine Aufgabe, hier Zeit NUR FÜR DICH UND DEINE ARBEIT zu blocken. Bei vielen, erfolgreichen Menschen heißt das heute „deep work“, also konzentrierte, konzeptionelle Arbeit, für die wirklich eine Art Rückzug nötig ist. Wenn Du Dir selbst diese Phasen echter, fokussierter Arbeit „gönnst“ und sie konsequent umsetzt, wirst Du ganz oft das Gefühl haben: „Heute habe ich RICHTIG was geschafft!“

Zwinge Dich, Deinen Tag so zu strukturieren, dass Du dieses Gefühl idealerweise an jedem Arbeitstag hast. Fühle Dich frei, in Deinem Kalender Zeiten als „beschäftigt“ zu markieren. Es ist Dein persönlicher Code für „Lasst mich alle in Ruhe, jetzt gerade arbeite ich WIRKLICH!“

Neben Deiner konzeptionellen und inhaltlichen Arbeit sind das auch genau DIE Momente, in denen Du Dich und Dein Denken und Verhalten reflektieren solltest. Regelmäßige Selbstreflexion ist wichtig und die Voraussetzung für Deine eigene Weiterentwicklung. Falls Du nicht weißt, wie Du dieses Thema angehen sollst, dann buche einen Selbst-Coaching-Kurzworkshop zu dem Thema.

Tipp 4: Schalte alle Benachrichtigungen am Laptop und am Handy KONSEQUENT aus.

Du musst nicht sofort auf jede E-Mail antworten. Auch eine Whatsapp Nachricht darf mal 6 Stunden ungelesen sein. Und eine Mailbox kann man auch am nächsten Tag noch abhören.

Die permanente Unterbrechung unserer „eigentlichen“ Arbeit durch hereinschneiende Nachrichten aller Art ist eine Seuche, die Deine Produktivität zunichte macht. Na klar musst Du irgendwann antworten. Aber am besten gewöhnst Du die Menschen in deinem Umfeld so früh wie möglich daran, dass das nicht zwangsläufig immer innerhalb von 15 Minuten passieren wird.

Schalte akustische Signale für ankommende E-Mails, SMS, Whatsapps oder was auch immer AUS. Wirklich AUS – auch kein Summen oder Vibrieren sollte Deine Konzentration stören. Dass das Telefon klingelt, wenn jemand anruft, ist okay – aber auch das solltest Du zum Beispiel in Phasen wirklich konzentrierter Arbeit stumm schalten.

Nach vielen Jahren Erfahrung im Großkonzern und in der Selbständigkeit habe ich eins gelernt: Eine Nachricht, die wirklich wichtig ist, wird ihren Weg zu Dir finden, und das ziemlich schnell. Dein Team hat zig Möglichkeiten, um Dich zu kontaktieren. Wenn es um die Wurst geht, werden Sie dich garantiert erreichen können.

Denke immer an die goldene Regel: Du bist eine Führungspersönlichkeit in einem Unternehmen – Du bist NICHT die Feuerwehr.

Tipp 5: Egal, wie lange Du schon Chef bist: Verteidige Deine Zeit immer und überall, sie ist das WERTVOLLSTE, was Du hast.

Zeit ist begrenzt. Niemand kann sich Zeit kaufen, und wir wissen noch nicht mal, wie viel wir wirklich noch haben werden. Und dennoch verschwenden wir sie, verschenken sie an Menschen, die es nicht verdient haben, oder wir gehen einfach insgesamt sehr ziellos mit ihr um. Wie schade!

OK, Du könntest Deine Schlafzeiten deutlich reduzieren. Das geht vielleicht eine Weile gut, irgendwann dann aber nicht mehr. Zeit ist also wahnsinnig KOSTBAR.

Dies bedeutet, dass Du keine andere Wahl hast, als Dich um Deine Zeit zu kümmern. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Deine Zeit zu schützen, ich habe Dir in diesem Artikel schon einige Ideen mit auf den Weg gegeben:

• Verlasse Besprechungen, in denen Du Deinen Teil beigetragen hast. Hast du alle Informationen, für die Du gekommen bist? Prima, dann verabschiede Dich freundlich und gehe. Du bist besorgt, dass es unhöflich ist? Wenn Du kurz und bündig erklärst, dass es nichts mit den anwesenden Personen zu tun hat, sondern dass das Dein konsequentes Zeitmanagement ist, dann wirst Du vielleicht sogar Nachahmer finden.
• Tue das, was Du tust, konzentriert und fokussiert. Ständiges Multitasking ist ineffizient – das haben uns die Psychologen und Neurologen mittlerweile hundertfach bewiesen. Auch ich predige das immer und immer wieder.
• Wenn Du mit jemandem ein Gespräch führst, sei GANZ für deinen Gesprächspartner da. Wenn Du telefonierst, mache NICHTS nebenher. Und wenn bei dem Telefonat alles wichtige besprochen ist, dann beende das Telefonat höflich und zügig.

Reflektiere im Job so oft wie möglich: „Ist dies eine GUTE Nutzung meiner Zeit, was bringt mir das?“ Und wenn die Antwort „Nicht viel!“ oder „Ich könnte auch etwas anderes tun…“ lautet, dann hör auf damit.

Keine dieser Ideen ist ursprünglich von mir. Ich habe sie von meinen Chefs, Mentoren, Kollegen, Mitarbeitern und vielen anderen Menschen bekommen, die mich im Laufe meines Lebens inspiriert haben. Ich probiere immer wieder neue Strategien aus, um weiter zu lernen. Ich lese Bücher dazu, ich arbeite in meinen Coachings mit unterschiedlichen Ansätzen, und mit der voranschreitenden Technologie ändern sich auch immer wieder einige Techniken, die ich nutze.

Eins aber habe ich ganz tief und fest verinnerlicht: Wer in der neuen Chefrolle wahnsinnig viel zu tun hat, ist nicht zwangsläufig erfolgreich. Im Gegenteil!

Die Menschen, die ihre Zeit so konsequent verteidigen und fokussiert einsetzen, dass sie sehr ruhig und gelassen durchs Leben gehen können, sind die, die wirklich etwas bewegen. Für mich heißt diese Art der (Lebens-) Führung LEADER on my SHIP.

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