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Effizient Protokolle schreiben – so geht’s!

Es ist eine wichtige Kompetenz in fast jedem Bürojob: Protokollieren. Wer schnell, gut und klar Protokolle schreiben kann, der kann schnell, gut und klar kommunizieren. 

Wie schreibe ich ein Protokoll?

Oft werden wichtige Themen über Besprechungsprotokolle kommuniziert. Diese „Minutes“, wie sie in internationalen Organisationen auch gerne genannt werden, sind also sehr entscheidende Dokumente oder Mails, die zirkulieren.

Es kommt auf eine klare Struktur, präzise Inhalte und auf die zeitnahe Erledigung an. Das habe ich aus meiner eigenen Erfahrung als Abteilungsleiterin in einem DAX-Konzern gelernt.

Mit meiner klaren und einfachen Methode lassen sich Protokolle und Mitschriften schnell und einfach erfassen – und weitergeben!

Als Chefin habe ich die Protokolle immer direkt im Meeting am Laptop verfasst. Ich habe zugehört, direkt schriftlich zusammengefasst, nochmal nachgefragt, und so war das Protokoll fertig, wenn auch das Meeting beendet war.

Dieses Vorgehen zum Verfassen der Protokolle hat sehr viele Vorteile:

  1. Keiner der Teilnehmer ist durch den eigenen Laptop im Meeting abgelenkt. 
  2. Als Chefin (oder Chef) habe ich die „Hoheit“ über das, was aus dem Meeting in die Organisation hinein kommuniziert wird. 
  3. Ich kann die Protokolle sofort am Ende der Besprechung verschicken – ohne jegliche Zeitverzögerung.

Kurze und knackige Protokolle sind eine Königsdisziplin der Kommunikation

Leider zirkulieren Protokolle oder Besprechungsnotizen oft mit wochenlanger Verspätung. Oder unvollständig. Oder beides zusammen.Das ist gelebte Ineffizienz. Und es ist der Alltag in ganz vielen Organisationen, die ich kenne. 

Kommt Ihnen das auch bekannt vor? Und wollen Sie es vielleicht endlich verändern? Haben Sie keine Lust mehr, zu lesen, was vor 5 oder 6 Wochen in der Nachbarabteilung besprochen wurde, jetzt aber längst nicht mehr aktuell ist?

Gute Protokolle brauchen eine einfache Gliederung, wenig Formatierungs-Schnick-Schnack und einen schnellen Workflow.

Wenn der Chef oder die Chefin direkt selbst protokolliert, und wenn es dann im Protokoll mal einen Fehler oder eine Ungenauigkeit geben sollte, dann fällt das auf die Führungsebene zurück, und nicht jemand aus dem Team wird dafür beschuldigt. 

Zudem hat die Person, die als Moderator UND Chef UND Protkollschreiber fungiert einen ganz klaren Antrieb, zügig eindeutige und gute Entscheidungen zu erhalten – und dann auch zu kommunizieren. Und genau das ist ja ohnehin die Aufgabe von Führungskräften.

Jeder gute Chef und jede gute Chefin muss effizient protokollieren können.

Probieren Sie es für sich und Ihr Team einmal selbst aus. Oder besser direkt zweimal oder dreimal. Und wenn Sie noch kein Chef sind? Dann sollten Sie das mit dem Protokollieren definitiv trotzdem schon mal lernen. Vielleicht wird das ja bald was mit der Führungsrolle.

Es ist auf jeden Fall eine Kompetenz, die Sie immer wieder nutzen können. Auch außerhalb des Jobs müssen immer wieder Besprechungen zusammengefasst werden. Schulpflegschaft, Sportverein oder Nachbarschafts-Aktivitäten – wer schriftlich klar und kurz zusammenfassen kann, was besprochen wurde, hat immer die „Kommunikationshoheit“.

Ich freue mich wie immer auf Ihre Rückmeldungen.  

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